Ce qu'il faut retenir
La communication interne est la colonne vertébrale de toute entreprise performante. Elle ne se limite pas à la transmission d’informations ; elle nourrit la culture d’entreprise, façonne l’expérience collaborateur et renforce la marque employeur en créant un sentiment d’appartenance. Face à la diversité des solutions disponibles, il est important de choisir les bons outils de communication interne pour relever les défis d’aujourd’hui, capables de relier les équipes, de diffuser la bonne information, au bon moment, à la bonne personne.
Les messageries instantanées
La messagerie instantanée est désormais incontournable dans l’écosystème digital des entreprises. Avec la généralisation du travail à distance ou hybride, ces outils de communication synchrone sont devenus structurants pour assurer la fluidité des échanges quotidiens. Ils assurent une communication instantanée évolutive, de l’échange informel au suivi de projets clés, avec des possibilités de notifications ciblées, limitant la surcharge informationnelle.
Grâce aux services, tels que Slack, Microsoft Teams ou encore Google Chat, il est possible pour le service client de partager en temps réel des informations cruciales, par exemple, aux équipes projets de coordonner l’avancement des tâches et d’anticiper les incidents sans avoir à multiplier les emails ou réunions inutiles.
Les outils de visioconférence et webinaires
La démocratisation de la visioconférence a bouleversé les usages internes. Elle permet de multiplier les interactions, même à distance, et d’humaniser la communication par le biais de l’image et de la voix. Les collaborateurs en distanciel peuvent ainsi maintenir le lien social et la cohésion, indépendamment de leur localisation.
Différents outils de communication interne, comme Zoom, Google Meet, Webex, offrent des possibilités pour enregistrer les sessions pour un visionnage asynchrone, partager son écran, gérer des mains levées, gérer des salles de sous-groupes pour dynamiser les échanges… On les utilise souvent pour des réunions managériales, des entretiens annuels, des webinaires de formation, des communications stratégiques de la direction ou onboarding de nouveaux collaborateurs à distance.
L’intranet
L’intranet a su se réinventer pour devenir un véritable portail collaboratif : déploiement d’un nouveau produit, diffusion de procédures, création d’une base FAQ alimentée par les équipes, zones d’échange interservices, espace dédié aux travailleurs nomades ou sur site. Il centralise l’ensemble des ressources nécessaires aux collaborateurs : documents, services RH, actualités, procédures, etc. Les solutions les plus récentes vont plus loin en intégrant des fonctionnalités de réseau social d’entreprise et de Digital Workplace.
Il existe plusieurs plateformes collaboratives comme LumApps, SharePoint ou Notion qui permettent de centraliser de l’information, un véritable gain de temps dans la recherche de documents ou connaissances, mais aussi de créer des espaces personnalisés et sécurisés pour chaque employé, et ainsi de faciliter l’onboarding ou encore la formation continue.
La newsletter interne
La newsletter interne représente un format de communication asynchrone éprouvé. Elle s’impose grâce à sa simplicité, sa capacité de personnalisation et son coût réduit. On l’apprécie, car elle permet de toucher l’ensemble de l’entreprise à intervalles réguliers, favorisant le sentiment d’appartenance et la cohésion, notamment grâce à la valorisation des réussites individuelles ou collectives, portraits de collaborateurs, récapitulatifs d’événements, vision stratégique, etc. Vous pouvez utiliser plusieurs outils de communication interne pour la mettre en place : Brevo (ex-Sendinblue), Mailchimp…
Le journal interne
Plus complet et plus inclusif que la newsletter et porteur d’un cachet institutionnel fort, le journal interne véhicule la culture d’entreprise et valorise les initiatives. En version numérique ou papier, le journal d’entreprise est l’occasion de donner la parole à vos équipes, tout en faisant la promotion de la culture d’entreprise. Il est l’outil de communication idéal pour fédérer et informer l’ensemble du personnel. Vous pouvez par exemple évoquer les décisions stratégiques de la direction générale, les opérations de communications externes et les résultats économiques, mais aussi l’organisation d’évènements internes ou externes.
Les podcasts internes
Véritables tendances de fond dans le domaine de la communication, les podcasts s’invitent désormais en entreprise. Ce format audio, particulièrement flexible, dynamise votre communication interne tout en mettant en avant l’authenticité et la proximité. Très appréciés par vos collaborateurs pour leur caractère plus informel et humain, les podcasts ont l’avantage d’être partagés sur mobile, et donc d’être disponible à tout moment.
Un podcast peut être l’occasion de diffuser des bulletins d’informations hebdomadaires, des interviews de dirigeants, des retours d’expérience terrain, des reportages sur les métiers de l’entreprise, des partages d’actualités règlementaires ou conseils santé/prévention. C’est également un format idéal pour sensibiliser en interne sur des sujets comme le bien-être au travail, la diversité ou l’innovation managériale.
Les outils de gestion et partage de documents
Les outils de gestion et de partage de documents occupent une place centrale dans les organisations, favorisant la productivité et l’efficacité collective, quels que soient la localisation ou les horaires des collaborateurs. Les solutions modernes, comme Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, Trello, Asana ou encore Monday, se veulent collaboratives, interconnectées, et accessibles partout.
Ces plateformes permettent de centraliser les versions et d'accélérer les processus en améliorant la traçabilité. Vous pouvez y créer, stocker, partager et coéditer facilement des fichiers depuis n’importe quel appareil connecté. L’historique des modifications assure un suivi précis, et les droits d’accès peuvent être finement paramétrés. Outre le partage de documents, certains des outils favorisent la visualisation des tâches, la répartition des rôles, la planification et le reporting d’avancement des projets.
La boîte à idées
La boîte à idées est l’un des outils de communication interne les plus anciens, mais qui pourtant génère encore beaucoup d’engouement. Entièrement anonyme, elle permet à vos salariés de s’exprimer en toute confidentialité, les incitant ainsi à plus de transparence sur différents sujets : collecte d’idées pour améliorer la qualité de vie au travail, suggestions pour l’aménagement des espaces, propositions de process ou de nouveaux services, recueil d’avis sur les outils internes, participation à la politique RSE…
Non seulement elle valorise votre image de manager soucieux des problématiques rencontrées au sein de l’entreprise, mais elle constitue un moyen de prendre conscience des préoccupations de vos collaborateurs.
Les sondages
Les sondages comptent toujours parmi les outils de communication interne simples et efficaces. Chaque voix est prise en compte, vous renforcez donc leur sentiment d’appartenance au groupe. Vous pouvez interroger vos collaborateurs sur divers sujets : satisfaction vis-à-vis des nouveaux locaux, consultation préalable avant d’adopter une innovation managériale, évaluation des dispositifs QVT (Qualité de Vie au Travail), etc.
Quel que soit votre objectif, le sondage, papier, oral ou numérique (via des outils comme Google Forms, Microsoft Forms, Survio ou SurveyMonkey), est un moyen de communication qui a l’avantage de centraliser les réponses de vos équipes. Il permet le recueil rapide et totalement centralisé des avis, mais aussi une analyse quantitative et qualitative facilitée grâce à la production automatique de rapports.
L’affichage dynamique
L’affichage dynamique est l’un des outils de communication interne les plus fédérateurs, qui fait le pont entre le monde physique et le monde digital. Il permet d’engager l’ensemble des salariés, qu’ils soient sur site, en usine, en atelier ou dans les bureaux, par exemple, afin de leur transmettre une information personnalisée et en temps réel.
Les écrans numériques peuvent diffuser divers contenus visuels : des informations stratégiques (objectifs, chiffres clés, évolutions, dashboards de performances), des messages opérationnels (consignes de sécurité, alertes, planning), des communiqués internes (anniversaires, résultats, portraits, alerte météo, offres internes, etc.), des vidéos éducatives ou institutionnelles, des mises en avant de projets, des infographies, etc.
L’affichage dynamique est aussi un moyen de moderniser votre image de marque en utilisant un outil de communication interne connecté et novateur, et favorise une meilleure appropriation des messages via des formats variés et dynamiques.
Ces messages interactifs suscitent facilement l’intérêt des équipes et captent l’attention là où le collaborateur se trouve, y compris en zone de production, d’accueil ou de pause. Les écrans d’affichage numérique permettent une communication segmentée, ciblée par site, service ou groupe, ce qui réduit la fracture en informant les équipes non connectées au poste informatique : techniciens terrains, ouvriers, magasinier, etc.
Avec une solution telle que Cenareo vous pouvez gérer la diffusion de vos contenus facilement sur tout type d’écran. La plateforme permet de centraliser et de programmer l’affichage de contenus à distance, sur un ou plusieurs écrans, en temps réel.
Quels sont les critères pour choisir le bon outil de communication interne ?
Face à la diversité des solutions disponibles, il convient d’évaluer les outils de communication interne en fonction de plusieurs critères pour choisir ceux qui sont les plus adaptés à votre entreprise.
1. Adaptabilité à la taille et aux besoins de votre entreprise
Un outil pertinent dans une start-up ne sera pas forcément adapté à une multinationale. Privilégiez les plateformes évolutives, capables de grandir avec vos besoins et de s’intégrer dans votre écosystème digital existant.
2. Facilité d’utilisation par les utilisateurs
La simplicité de prise en main garantit une appropriation rapide. Optez pour des interfaces ergonomiques, multilingues si besoin, avec des supports de formation accessibles.
3. Intégration avec d’autres outils
Vérifiez la compatibilité avec vos suites bureautiques, calendriers, outils métiers et progiciels RH. Les API ouvertes et l’interopérabilité sont des atouts majeurs pour fluidifier la circulation de l’information.
4. Sécurité des données
La protection des informations internes (confidentialité, gestion des accès, sauvegardes) est cruciale, particulièrement depuis l’entrée en vigueur du RGPD. Assurez-vous de la conformité du prestataire et de la localisation des serveurs.
5. Coût et retour sur investissement
Évaluez le coût global : licence, déploiement, maintenance, ressources humaines mobilisées. Comparez-le au temps gagné et à l’impact attendu sur la productivité et la cohésion.
6. Accessibilité mobile et multicanal
À l’heure de la digitalisation et du travail hybride, les collaborateurs attendent de pouvoir accéder aux outils de communication interne partout et à tout moment. Privilégiez des solutions disponibles sur smartphone et tablette, compatibles avec tous types d’appareils, et capables de fonctionner aussi bien en application qu’en version web. Les outils multicanaux maximisent la portée des messages.
7. Capacité d’analyse et de reporting
La mesure peut aussi être un point important dans le choix de vos outils de communication interne (taux d’ouverture, d’interaction, participation aux sondages, remontées d’idées…). Cela permet de piloter efficacement votre stratégie de communication interne et d’ajuster vos actions.
8. Adaptation culturelle et personnalisation
Chaque entreprise possède son ADN, sa culture, ses modes de fonctionnement. Un outil adapté offre des options de personnalisation (branding, droits d’accès paramétrables, création de sous-groupes ou de filiales…).
