Structurer sa communication interne : les 9 étapes essentielles

La communication interne joue un rôle clé dans le bon fonctionnement et la cohésion de toute organisation. Bien plus qu’un simple échange d’informations, elle constitue un véritable levier d’engagement et de performance collective. Une communication interne efficace permet de partager la vision, d’aligner les équipes sur des objectifs communs et de fluidifier la circulation des messages à tous les niveaux de l’entreprise. Dans un contexte où le télétravail et la digitalisation transforment les modes de collaboration, développer une stratégie de communication interne adaptée devient une condition essentielle pour renforcer la motivation des collaborateurs.

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Qu’est-ce que la communication interne ?

La communication interne comprend la diffusion de l’ensemble des actions de communication destinées aux salariés. Valeurs, orientations stratégiques, mais également objectifs et résultats sont autant de données qui doivent circuler en entreprise. La diffusion de ces éléments sert des besoins qui vont au-delà de la simple transmission entre collaborateurs. Les enjeux de la communication interne reposent sur la cohésion et la motivation de tous. En véritable vecteur de succès pour l’entreprise, elle a le pouvoir d’apporter une meilleure cohérence et de décupler la productivité de salariés plus engagés, plus motivés et réunis autour d’objectifs communs. Pour fonctionner, elle doit être absolument cohérente avec les valeurs de l’entreprise et ses messages transmis à l’extérieur : son discours ne doit pas être en décalage avec la communication externe, au risque d’engendrer de la défiance.

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Différences communication interne et communication externe

La communication interne et la communication externe se distinguent principalement par leurs publics cibles et leurs objectifs. La communication interne s’adresse aux membres de l’organisation, tels que les collaborateurs, les managers ou la direction, et vise à partager l’information, à renforcer la cohésion et à mobiliser autour de projets communs. Elle contribue à construire une culture d’entreprise solide et à favoriser l’engagement des équipes. À l’inverse, la communication externe est tournée vers l’extérieur de l’organisation : clients, fournisseurs, partenaires, médias ou institutions. Son objectif est de promouvoir l’image de l’entreprise, de valoriser son offre et d’entretenir des relations positives avec ses parties prenantes. 

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Les types de communication interne en entreprise

La communication interne doit se faire dans les deux sens : les collaborateurs doivent pouvoir être entendus sur la manière dont ils perçoivent les messages transmis par la direction et la direction doit faire circuler les messages efficacement et instaurer une ambiance stimulante.

On distingue 3 types de communication utilisés en entreprise :

• La communication descendante : c’est-à-dire depuis les dirigeants vers les collaborateurs. Traditionnel et hiérarchique, c’est le moyen de communication le plus utilisé dans la sphère professionnelle. Le propos est généralement informatif ou explicatif ;

• La communication ascendante : depuis les collaborateurs à destination des dirigeants. Ce type de communication a vocation à faire remonter à la direction les besoins, les problèmes et les dysfonctionnements que peuvent rencontrer les salariés ;

• La communication transversale : également appelée “horizontale”, la communication transversale se veut égalitaire, sans lien de subordination. Il s’agit du type de communication le plus apprécié des salariés, car elle favorise les échanges et la coopération.

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Autres formes stratégiques de communication interne

Outre les classiques canaux descendant, ascendant et transversal, d’autres formes de communication interne complètent utilement une stratégie globale. On peut notamment citer :

La communication opérationnelle : orientée vers les processus internes, elle assure une transmission fluide et efficace de l’information nécessaire à la réalisation des missions quotidiennes.

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La communication motivationnelle : elle a pour but de valoriser les efforts, de fédérer autour des succès et d’entretenir un climat positif propice à l’engagement.

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La communication stratégique : elle permet d’aligner les décisions de l’entreprise avec les attentes et le rôle des collaborateurs, en donnant du sens aux orientations prises.

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Intégrer ces dimensions permet de structurer un plan de communication plus adapté aux réalités humaines et organisationnelles de l’entreprise.

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L’importance de la communication interne

Une communication interne efficace joue un rôle central dans l’engagement des employés et l’amélioration de la productivité globale de l’organisation. En facilitant la circulation des informations, elle contribue à créer un climat de confiance propice à l’échange entre la direction et les collaborateurs, favorise le sentiment d’appartenance et permet aux collaborateurs de mieux comprendre les enjeux et les objectifs communs. 

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Traditionnellement, la communication interne reposait sur des approches descendantes, telles que les notes de service ou les réunions formelles, souvent perçues comme peu interactives. Aujourd’hui, les méthodes modernes privilégient l’échange et la participation via des outils collaboratifs, les réseaux sociaux d’entreprise ou des plateformes digitales, renforçant ainsi l’implication des équipes et leur réactivité face aux défis quotidiens. Elle nécessite un message intelligible qui n’entre pas en contradiction avec les valeurs de l’entreprise.

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Mettre en place sa communication interne

En véritable levier de mobilisation, de fidélisation, de productivité et d’attractivité, la communication interne permet de rassembler autour de valeurs et d’objectifs communs. Une communication interne inadaptée et hasardeuse pouvant être très mal reçue par les salariés, il est primordial de l’envisager au même titre qu’une véritable stratégie marketing, déployée via différents canaux et servant plusieurs objectifs définis.

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Etape 1 : Réaliser un état des lieux

Un état des lieux est primordial avant toute action de communication interne et pour élaborer la stratégie. Cette phase d’analyse permet d’identifier les points forts et les axes d’amélioration de la communication au sein de l’organisation. Elle passe par l’évaluation des outils utilisés, des messages diffusés, des canaux employés ainsi que de la perception des collaborateurs sur la qualité des échanges internes. Cette démarche offre une vision claire des besoins spécifiques de l’entreprise et constitue la base indispensable pour définir des actions pertinentes et adaptées.

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Etape 2 : Recueillir l’avis des collaborateurs

Questionner les salariés et recueillir leurs attentes permet d’instaurer les process les plus bénéfiques : quels sont les formats qu’ils préfèrent, leurs habitudes, les campagnes qui remportent les plus grands succès auprès d’eux ? La collaboration intra-entreprise favorise l’adhésion à l’image de marque, renforce l’esprit d’équipe et permet l’émergence de bonnes pratiques utiles à tous. Elle offre également une homogénéisation de l’image de marque, qui permet in fine d’aligner sa vision et ses messages en dehors de l’entreprise.

C’est en restant cohérent avec les valeurs de l’entité que les collaborateurs s’engagent naturellement. Un décalage trop important entre la stratégie interne et la communication externe peut déstabiliser, voire agacer, et décrédibiliser la démarche.

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Etape 3 : Fixer un budget

À la manière d’une stratégie marketing, il est impératif d’établir un budget. La mise en place d’un plan de communication interne exige une analyse des actions menées les années précédentes, pour comprendre quelles ont été les mesures les plus efficaces. Les bonnes questions à se poser : Quel était le montant du budget précédent ? Quelles ont été les dépenses ? Quelles actions ont été mises en place ? Valent-elles la peine d’être poursuivies ? Si oui, doivent-elles être augmentées ? Quels ont été les bénéfices récoltés ?

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Etape 4 : Définir les objectifs de la communication interne

La communication interne peut répondre à de nombreux objectifs, qui doivent être clairement déterminés et cohérents avec la vision globale et l’image de marque de l’entreprise. Ils doivent être déterminés en cohérence avec les attentes de la direction et des collaborateurs, dans le but de motiver et de fidéliser, alignés à la stratégie globale. 

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• Informer

La communication interne a pour vocation première de transmettre des messages et de véhiculer les valeurs de l’entreprise auprès de ses collaborateurs. Elle permet de répondre à un objectif primordial de transmission de l’information, véritable indicateur et révélateur de la qualité du fonctionnement d’une entreprise. Elle doit permettre d’appréhender et de désamorcer les conflits, mais aussi de proposer des solutions adéquates. La confiance ne peut s’instaurer que si la communication est fluide et que l’information émane de l’intérieur. 

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• Motiver

En véritable outil de management, la communication interne maintient le lien entre la direction et les salariés, pour une dynamique collective efficace. Un plan de communication interne a pour effet d’intégrer les employés au projet collectif de l’entreprise, et de valoriser leur expertise. Conscients de leur rôle à jouer, il en résulte une meilleure adhésion au projet, et davantage d’implication. Il s’agit du meilleur indicateur d’une stratégie réussie, qui profite aux résultats de l’entreprise et à l’ambiance globale. Des équipes motivées disposant de solides points d’ancrage, permettent lors de situations de crises, de surmonter les difficultés.

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• Fédérer

Susciter un fort sentiment d’appartenance chez ses collaborateurs est un levier puissant pour conserver ses talents, et ainsi les mener vers la réussite et l’épanouissement. En capitalisant sur l’image de l’entreprise, ses valeurs, et les objectifs communs, il en résulte l’adhésion des employés. Qui plus est, ce sont les salariés qui transmettent et incarnent l’image de l’entreprise à l’extérieur. La culture d’entreprise revêt une importance majeure, une écrasante majorité de salariés se déclare disposée à changer d’entreprise si elle avait une meilleure culture d’entreprise que la leur.

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• Performer

L’alignement des valeurs des collaborateurs et de l’entreprise donne un sens aux actions pour une meilleure performance globale. Les objectifs stratégiques explicités offrent à tous une vision claire sur leur rôle à jouer, qui finira par améliorer la qualité du service rendu. 

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Le rôle clé des managers dans la transmission des messages

Les managers ne sont pas de simples relais, mais de véritables catalyseurs de la communication interne. Leur implication directe garantit une meilleure appropriation des messages stratégiques par les équipes. En étant à l’écoute, en adaptant le discours selon les profils, ils participent activement à instaurer un climat de confiance.

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Former les managers à la communication interpersonnelle, les impliquer dans les réunions de cadrage et leur fournir les bons outils (fiches argumentaires, FAQ internes, supports visuels) contribue à renforcer la cohérence des messages transmis.

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Etape 5 : Définir une stratégie adaptée à la culture de l’entreprise

Définir un plan de communication interne précis est indispensable. Commencez par segmenter les publics internes pour adapter les messages (ex : direction, équipes opérationnelles, managers, télétravailleurs…). Que souhaitez-vous leur transmettre ? Déterminez les messages et les axes de communication. Les collaborateurs doivent comprendre les messages, clairs, cohérents et adaptés à chaque cible. 

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A partir de ces informations, établissez votre planning éditorial afin de maximiser l’impact des informations à transmettre. Quand communiquer et à quelle fréquence ? Hebdomadaire, mensuelle, événement... La régularité est en effet une condition sine qua non pour engager et valoriser ses actions, et maintenir une campagne cohérente sur le long terme auprès de ses destinataires. Anticiper permet de garder le contrôle sur sa communication et sur les thématiques abordées, mais également d’écarter tout risque de dissonance avec la communication externe de l’entreprise. 

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Toutefois, un plan de communication peut être amené à changer ou à évoluer pour de multiples raisons : il est nécessaire de rester flexible et agile, et ce, dans toutes les situations.

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De grandes entreprises adoptent des stratégies de communication interne bien ficelées. Google est notamment réputée pour sa culture d’entreprise unique. Parmi les actions de communication interne mises en place, l’événement hebdomadaire est un exemple frappant. Chaque semaine, les salariés et la direction se réunissent pour partager ensemble sur les projets en cours, leur avancement, poser des questions, célébrer les réussites, etc. Devenue une réelle tradition dans la vie de l’entreprise, ce moment d’échange est à la fois important pour motiver, fédérer et performer. 

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Etape 6 : Choisir les bons outils de communication interne

De nombreux outils peuvent être mis au service d’une communication interne réussie et efficace. Selon les besoins de chaque organisation, il est essentiel de bien choisir les moyens de communication adaptés à chaque entreprise pour maximiser l’impact des messages. 

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Les newsletters, réunions physiques ou online, tableau d’affichage, welcome kit ou intranet, sont idéals afin de délivrer des informations liées à l’entreprise, son actualité, ses projets et ses actions. Ces outils participent à créer ou renforcer le lien des salariés avec l’entreprise, et à véhiculer ses valeurs et ses codes.

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La mise en place de sondages, enquêtes, entretiens individuels, groupes de discussion, vont permettre de recueillir l’avis des collaborateurs, et d’initier un climat propice à l’échange et à la mise en place de meilleurs process.

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Les réunions informelles ou groupes de travail, réunions feedback, rituels de départ, échanges sur les réseaux sociaux d’entreprise, sont utilisés pour partager en temps réel. Ils facilitent la transmission d’informations qui ont un intérêt pour le groupe, dans un véritable espace collaboratif moins formel que l’email.

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D’autres nouveaux outils peuvent également être utilisés pour la communication interne, comme l’affichage dynamique. Très flexible, il permet d’intégrer tous les collaborateurs de l’entreprise, en présentiel ou à distance, afin qu’ils aient le même niveau d’information grâce aux écrans placés dans divers endroits stratégiques. Des derniers résultats aux consignes de sécurité, l’affichage dynamique permet de diffuser des informations pertinentes selon l’emplacement de l’écran, en temps réel et au moment le plus opportun. Le parc d’écrans peut être géré de manière centralisée grâce à un player comme celui de Cenareo. 

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Etape 7 : Engager les collaborateurs

Pour garantir le succès d’un plan de communication interne, il est essentiel d’impliquer activement les collaborateurs dans le processus. Plusieurs techniques permettent d’encourager leur participation : proposer des sondages réguliers, organiser des ateliers collaboratifs, instaurer des groupes de discussion ou des réunions interactives, ou encore mettre en place des boîtes à idées accessibles à tous. L’importance du feedback et des échanges bidirectionnels ne doit pas être négligée : offrir aux collaborateurs la possibilité de s’exprimer, de donner leur avis et de poser des questions favorise leur engagement et leur sentiment d’appartenance. Cette dynamique participative contribue à créer un climat de confiance, renforce la cohésion des équipes et améliore en continu la communication interne de l’organisation. Favoriser l’échange se révèle être la meilleure stratégie pour mobiliser ses talents : une communication transversale offre l’opportunité de voir émerger des idées innovantes, mais aussi de mieux répondre à leurs besoins.

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Etape 8 : Impliquer la hiérarchie

Une collaboration efficace ne peut se faire que si tous les membres d’une entreprise sont mobilisés. Car l’implication n’entend pas seulement l’adhésion des salariés ! Les managers incarnent les volontés de l’entreprise et montrent l’exemple. Ouverts au dialogue, ils doivent rester à l’écoute afin de maintenir le lien dans leur équipe. Une communication ascendante fluide permet au manager de transmettre l’information directement aux collaborateurs. Le partage des valeurs est fondamental pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Une communication interne cohérente et limpide contribue à l’adhésion au projet collectif. Les dirigeants doivent exposer clairement leur vision et justifier leurs choix stratégiques. 

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Etape 9 : Mesurer et améliorer la communication interne

Mesurer l’efficacité de sa communication interne revient à considérer de nombreux indicateurs, qui témoignent d’un fonctionnement optimal : le taux d’engagement, l’implication des salariés, le turnover... La mesure de ces résultats se base notamment sur le fait de recueillir les avis des salariés. Interroger les parties prenantes du projet grâce à des sondages et des questionnaires de satisfaction, permet de quantifier l’impact de sa stratégie, et de l’ajuster si nécessaire. L’efficacité d’un contenu peut être évaluée grâce à des indicateurs pertinents, tels que le taux d’ouverture, les partages ou encore le taux d’engagement. L’évaluation de la stratégie de communication interne permet de mettre en place de nouvelles actions, d’ajuster ou bien de remplacer des process qui ne fonctionnent pas et c’est tout naturellement qu’un cercle vertueux se forme, entraînant une hausse du chiffre d’affaires de l’entreprise. De nombreuses études montrent que des employés engagés participent à l’essor du CA annuel.

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Quels indicateurs pour suivre l'efficacité de sa stratégie ?

Pour vérifier l’impact réel de vos actions, plusieurs KPI peuvent être mobilisés  :

• Le taux d’ouverture des newsletters internes ou messages digitaux
• Le taux de participation aux initiatives ou sondages
• Le taux de satisfaction collaborateur via des enquêtes internes
• Le nombre d’idées ou feedbacks remontés
• L'évolution du turnover ou de l’absentéisme

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Ces données offrent un pilotage en temps réel et permettent de rectifier rapidement les dispositifs si besoin. Adopter une posture d’amélioration continue est le meilleur moyen de pérenniser l’adhésion des collaborateurs.

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L’affichage dynamique pour une communication interne réussie

En mettant en place une communication interne impactante, vous créerez un environnement propice à l’échange et au développement. L'un des outils qui peut grandement contribuer à cet objectif est l'affichage dynamique, notamment avec une solution technique telle que celle développée par Cenareo.

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La solution permet de diffuser du contenu sur plusieurs écrans situés dans différents lieux stratégiques de l'entreprise, tels que les halls d'accueil, les espaces de travail ou les salles de pause. Grâce à cette solution, vous pouvez diffuser en temps réel des informations pertinentes, des actualités, des objectifs, des résultats et des messages clés à l'ensemble de vos collaborateurs.

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Vous pouvez diffuser les informations de manière visuelle et attrayante, ce qui attire l'attention des employés et facilite la mémorisation des messages importants. En utilisant des visuels comme des vidéos ou des animations, vous rendrez vos communications plus percutantes et engageantes.

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La solution Cenareo vous permet de personnaliser le contenu en fonction des emplacements des écrans et du moment, et d’automatiser leur diffusion. Vous pouvez diffuser des messages spécifiques à chaque groupe, adaptés à leurs besoins et à leurs objectifs. Cela favorise la pertinence et l'efficacité de la communication, en évitant les informations inutiles ou trop génériques. L'affichage dynamique peut également être utilisé pour diffuser des informations en temps réel lors de situations d'urgence ou de crises. Vous pouvez communiquer rapidement des consignes de sécurité, des procédures d'évacuation ou des mises à jour importantes pour assurer la sécurité de vos employés. Cette réactivité dans la communication interne contribue à renforcer la confiance et la préparation de vos équipes face aux imprévus. 

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Les écrans deviennent des points de convergence où les collaborateurs peuvent se tenir informés des actualités, des événements à venir, des réussites de leurs collègues, et même des messages de reconnaissance. Tout ceci favorise la transparence, renforce le sentiment d'appartenance et encourage la collaboration entre les équipes.